Отпуск без оплаты: как подготовить заявление и проверить основания

Что написать и что означает «за свой счёт»

В кадровом тексте используйте название «отпуск без сохранения заработной платы». Разговорные «за свой счёт» и «без содержания» обычно обозначают ту же просьбу, но не объясняют её основание. В общем случае продолжительность определяют работник и работодатель по соглашению; в обязательных случаях действует конкретная гарантия закона.

Сначала запишите период и посчитайте все календарные дни включительно. Например, с 16 по 18 ноября 2026 года — 3 дня. Не называйте этот период «двумя днями» только потому, что один из дней нерабочий по вашему графику.

Самостоятельный образец и заполнение по строкам

Ниже собственный учебный каркас, а не утверждённая форма работодателя. Его можно скопировать в Word и заменить поля.

Руководителю [организация, должность, ФИО] От [должность, ФИО работника]

Заявление

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 16 по 18 ноября 2026 года включительно, продолжительностью 3 календарных дня, по семейным обстоятельствам.

Дата заявления:[фактическая дата]. Подпись:[подпись/расшифровка].

В шапке нужны сведения, позволяющие определить адресата и работника. В просьбе — вид отпуска, точные даты и продолжительность. Для согласуемого случая достаточно правдивой краткой причины; для обязательной гарантии укажите категорию или событие и приложите необходимое подтверждение. Лишние сведения о здоровье и семье не передавайте во внешний генератор.

Кому обязаны предоставить: конкретные основания статьи 128

Основание	Продолжительность по статье 128	Что важно
Участник Великой Отечественной войны	До 35 календарных дней в году	Подтверждение статуса
Работающий пенсионер по старости/возрасту	До 14 дней в году	Основание именно соответствующего пенсионного статуса
Работающий инвалид	До 60 дней в году	Не путать с 30-дневным оплачиваемым основным отпуском
Рождение ребёнка, регистрация брака, смерть близкого родственника	До 5 календарных дней	Подтверждённое событие, а не любая семейная причина
Указанные законом родители, супруги и дети погибших/умерших военнослужащих и перечисленных сотрудников	До 14 дней в году	Нужны предусмотренные законом родство, статус и связь гибели/смерти со службой
Указанные законом родственники раненых/заболевших военнослужащих и перечисленных сотрудников для ухода	До 35 дней в году	Уход по медицинскому заключению и точное соответствие категории закона
Пострадавшие от предусмотренных законом ЧС при установленных условиях	До 5 календарных дней	С 1 сентября 2026; установление фактов проживания в жилом помещении в зоне ЧС, нарушения жизнедеятельности и утраты имущества; порядок Правительства № 620 от 28.05.2026

Это краткое изложение действующей статьи 128, а не исчерпывающий перечень всех федеральных льгот. Для служебных категорий статья подробно перечисляет военнослужащих, добровольцев и сотрудников органов; проверяйте совпадение статуса, а не только слово «родственник». Другие основания могут быть установлены ТК РФ, федеральным законом или коллективным договором. Неиспользованный остаток годовой гарантии не нужно выдавать за новый лимит каждой отдельной заявки.

Если просьба не относится к обязательному основанию и другой гарантии нет, работодатель может не согласовать период. Не объявляйте любую поездку или бытовое дело автоматически обязательным отпуском.

Две разные нормы о 14 днях

14 дней для работающего пенсионера по статье 128 — гарантия неоплачиваемого отпуска в году. Другая норма, статья 121 ТК РФ, говорит о стаже для ежегодного основного оплачиваемого отпуска: в него входит не больше 14 календарных дней отпусков без оплаты за рабочий год.

Учебный пример: за один рабочий год человек использовал 10 дней, затем ещё 8. Всего 18; для такого стажа учитываются 14, а 4 дня сверх предела не входят и сдвигают окончание рабочего года. Это не запрет брать 18 дней и не автоматическое уменьшение уже согласованного отпуска до 14. Рабочий год отсчитывают от даты приёма с учётом исключаемых периодов, а не обязательно с 1 января.

Как подать и что будет дальше

Передайте заявление установленным у работодателя способом и сохраните подтверждение получения. Единого общего срока «строго за 14 дней» для такого заявления ТК РФ не устанавливает; подавайте заранее, когда известны обстоятельства. Для срочного события сразу сообщите работодателю и представьте доступные подтверждения.

В согласуемом случае дождитесь решения. Кадровая служба оформляет отпуск, вносит сведения в учёт и табель; проверяйте, что даты в документе совпадают с просьбой. Заявление не заменяет согласование, а резолюция «рассмотреть» не равна предоставлению отпуска. Не датируйте заявление прошлым числом, чтобы скрыть отсутствие: причины уже состоявшегося отсутствия нужно оформлять по фактам.

Перед подписью проверьте адресата, точный вид отпуска, границы периода, число дней, основание и приложения. В YaSlide для внутреннего обучения можно показать обезличенный пример и различие двух норм о 14 днях; сама презентация не является кадровым приказом. Продолжение:один день без оплаты.

По правилам № 620 заявление на эту гарантию подают работодателю не позднее 5 рабочих дней со дня установления соответствующих фактов; отпуск без оплаты предоставляют в течение 20 календарных дней со дня заявления и оформляют приказом. Эти сроки относятся к специальной ситуации ЧС.